退去精算書（敷金精算書）の書き方

記載する項目

基本情報と明細は、ガイドラインの別表4「原状回復の精算明細書」の様式例による。

記載例

クロスの落書き（入居4年・工事費36,000円のうち負担範囲の2面分）、フローリングの傷、畳の日焼け、通常の清掃済みのハウスクリーニングを精算した例です。数字は国交省の参考資料のケーススタディと同じです。

作り方の手順

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   退去の立会いで、傷みと原因を記録する

   借主と一緒に部屋を確認し、傷み・汚れの箇所を写真に撮ります。通常の使用によるものか、借主の故意・過失によるものかを、その場で確認しておくと後の説明が楽になります。

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   修繕の見積もりを取る

   業者の見積書が、精算書の単価・数量・工事金額の根拠になります。

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   項目ごとに、貸主の負担か借主の負担かを分ける

   通常損耗・経年変化は貸主の負担で、借主には請求できません（民法621条）。借主の負担にするのは、故意・過失や手入れ不足による損耗だけです。

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   借主の負担分に、経過年数による負担割合をかける

   借主の負担割合 ＝ 1 −（経過年数 ÷ 耐用年数）。クロスは6年、流し台は5年など、部位ごとの耐用年数を使います。畳表・襖紙・障子紙・鍵などは経過年数を考慮しません。

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   敷金から差し引き、返還額または追加請求額を出す

   原状回復費用のほか、未払い賃料なども敷金から差し引けます（民法622条の2）。返還期日と振込先を書いて借主に渡し、署名をもらいます。

書くときの注意点

通常損耗を「年数分引いて」請求しない

家具の設置跡や日焼けなど、通常の使用による損耗は、経過年数に関係なく全額が貸主の負担です。負担割合の計算は、借主の故意・過失による損耗にだけ使います。

負担の範囲は「傷をつけた単位」まで

クロスは㎡単位が望ましく、借主の負担は傷をつけた箇所を含む一面分までです。畳は原則1枚単位、フローリングは原則㎡単位です。色を合わせるための部屋全体の張替えは、原則として貸主の負担です。

特約は、有効な条件を満たすときだけ使える

ハウスクリーニングなど借主に特別の負担を課す特約は、①必要性があり暴利的でない、②借主が通常の原状回復を超える負担だと認識している、③借主が負担する意思を示している、の3つを満たす必要があります。

消費税の扱いを書いておく

敷金そのものは預かり金で消費税はかかりませんが、敷金から差し引く原状回復費用には消費税がかかります。金額が税込か税抜かを明記します。

計算の根拠を1行ずつ残す

耐用年数・経過年数・負担割合を項目ごとに書いておくと、借主が内容を確認しやすく、後から問い合わせがあっても説明できます。

負担割合の計算方法と耐用年数の一覧 ・ 症状ごとの負担の判定

よくある質問

退去精算書に決まった書式はありますか？

法律で決まった書式はありません。国土交通省のガイドラインに「原状回復の精算明細書」の様式例（別表4）があり、多くの管理会社がこれに近い形を使っています。

敷金精算書と退去精算書は違うものですか？

同じものを指すことがほとんどです。敷金から原状回復費用や未払い賃料を差し引いて、返還額（または不足額）を示す書類で、解約精算書と呼ぶこともあります。

借主の署名は必要ですか？

法律上の必須ではありませんが、精算の内容に同意したことを残すため、署名欄を設けて署名をもらうのが一般的です。